멋들어지게 보고서를 작성해보자.

앞으로 당신이 직장 생활을 하면 할 수록 글쓰기는 중요한 경쟁무기가 될 것이다. 보고서를, 이메일을 얼마나 효율적으로 잘 쓰느냐에 따라 당신에 대한 회사의(직장상사의) 평가가 달라진다. 자 그럼 지금부터 직장인의 글쓰기. 그 기초적인 내용을 살펴보도록 하자.

보고서를 예쁘게 쓰려면 어떻게 해야 할까?

1. 당신이 작성하려 하는 것이 보고서든 업무용 이메일이든 가장 중요한 것은 바로

당신이 하고싶은 말이 무엇인지 빠르고 정확하게 쓰는 것 이다.

여기서 "빠르고" 라는 것은 중요한 내용이 글의 앞부분에 오도록, 즉 두괄식으로 글을 구성하라는 이야기 이다. 업무용 서류에서 두괄식으로 작성하는 것은 미괄식 보다 훨씬 효율적이다. 어느 직장을 가더라도 각종 보고서와 업무 보고용 이메일이 넘쳐난다. 특히 고위 임원일 수록 하루에 읽어야 하는 보고서나 이메일의 양은 상상을 초월할 정도다. 때문에 서두에 강렬한 임팩트를 주지 못하면 읽는 사람이 제대로 기억조차 못할 수 있다. 아니, 그런 경우가 허다하다. 그렇기 때문에 맨 앞의 한 두줄만 읽어도 "이런내용이구나!" 라고 느낄 수 있는 글이 어필이 잘 되는 것이다. 읽어볼 시간조차 없는데 보고서 혹은 이메일의 앞 부분에 주저리 주저리 말을 늘어놓으면 집중도가 떨어진다. 글 앞부분에 하고싶은 말을 쓰고 점차 중요도가 떨어지는 글을 뒤에 배치하는 습관을 들이도록 하자.

업무용 이메일. 이모티콘이나 비속어를 남발해선 안된다.

2.

국적 불명 표현을 사용하거나 비속어를 남발하지 말자. 

특히 인터넷에 친숙한 요즘의 젊은 세대가 자주 저지르는 실수다. 업무용 보고서나 이메일에 국적을 알 수 없는 표현들. 이를테면 '역대급 끝판왕!' 같은 표현들을 말한다. "설마 저런말을 공식 문서에 사용하겠어?"라는 생각을 할 수도 있겠지만 이런 표현을 실제로 사용 하는 신입 사원들이 종종 있다. 시중 유행어나 일본식 표현, 심지어 이모티콘까지 쓰는 경우도 있다. 한 기업의 인사담당자의 말에 의하면 귀여워 보이기 위해서 인지 입사지원서의 자기소개서에 "~했어여 ^^"와 같은 문장들이 보일 때도 있다고 한다.

3. 입사를 하기 전까지 보고서와 같은 서류를 만들어 보지 못한 경우가 대다수 이다. 때문에 자주 저지르는 실수는 문장이 한도 끝도 없이 축축 처져있다는 것이다. 하고싶은 말은 많은데 머릿속에서 쉽게 정리가 안되니 문장이 너무 길어지는 것이다.  많은 내용을 한꺼번에 풀어놓으려 하니 한문장에 내용이 몇 줄씩 들어가게 된다. 그냥 글을

'단문 + 단문 + 단문' 이렇게 끊어쓰는 것이 좋다. 짧게 끊어 쓰는 것이 보기도 편하고 전달력도 높아진다.

4. 당신이 쓴 문장에

비문이 없는지 잘 살펴보자.

주어와 서술어가 안맞거나 수동과 능동이 혼용된 문장, 주어가 한개가 넘는 경우들이 대표적이다. 글을 다 쓴 뒤 당신이 쓴글을  천천히 소리내서 읽어보면 쉽게 찾아낼 수 있다.

보고서를 작성할 때 실무자의견임을 전제로 문제의 해답을 함께 제안해보자.

5. 보고서를 작성할 때 되도록이면

실무자로서 해답을 제시해주는 것

이 좋을 때가 있다. 어떠한 현상에 대해 분석을 했고 그 결과를 토대로 뭘 어떻게 하자는 것인지 해답을 제시해 주는 것이 좋다. '실무자 의견임을 전제'로 문제의 해답을 함께 제안하자. 물론 상사들이 보기에는 의견이 유치하거나 실제 상황과 다를 수 있다. 그러나 해법을 제시한 보고서를 쓰려는 사람과 그저 현상을 정리해 보고서를 정리하는 사람은 갈 수록 실력차이가 벌어질 수 밖에 없다.

6. 글도 읽는 맛이 있어야한다.

되도록 단문으로, 조사는 생략

해서 쓰는 습관을 들여라.

당신의 지적 능력을 마음껏 과시할 수 있는 멋진 도구 이다.

직장에서 글쓰기.

조금만 신경 쓴다면 당신의 지적 능력을 남들에게 마음껏 과시할 수 있는 멋진 도구가 될 수 있다.

 

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